採用代行との責任分担を決める｜採否・条件変更・例外対応を誰に戻すか

執筆者：株式会社Global Career Incubator 代表取締役CEO 井川真一

最終更新：2026年10月29日。本文・参考資料は更新日時点の情報です。

採用代行への委託が決まり、候補者への連絡や選考運営を引き継ぐ準備が始まった。人事責任者としては、ようやく採用部門との要件の見直しや、入社後の受け入れに時間を使えると期待していることでしょう。委託先を探し、社内を説得し、渡す業務を整理するところまで進めるにも、相応の労力がかかったはずです。

その労力を日々の改善につなげるために、開始時に一つ、詰めておきたいことがあります。誰が作業を進め、誰が採否や条件変更を決めるのか。決められない案件を誰へ戻し、いつまでに候補者へ何を伝えるのか。 この分担を、人事責任者が採用部門・決裁者・委託先と合意しておきましょう。業務名の横に「委託先」と書くだけでは、候補者へ返す答えまでは決まりません。

採用代行〈Recruitment Process Outsourcing：RPO〉の導入後も、人事があらゆる連絡を中継し続けると、負担が思うほど減らないことがあります。一方、判断まで曖昧に渡すと、社内で決めていない条件を候補者に期待させかねません。通常の作業は進められ、判断が必要な案件は確実に社内へ届く。その両方を満たす分担をつくっていきましょう。

「候補者対応」を、収集・判断・通知に分ける

「候補者対応をお願いします」という依頼には、異なる仕事が混ざっています。希望条件を聞いて記録すること、その条件で採用するかを決めること、決まった内容を本人へ伝えることです。同じメールのやり取りに見えても、それぞれに必要な情報と権限は違います。

たとえば、委託先が候補者の希望給与を聞き取り、社内へ共有し、受領した旨を本人へ返信したとします。連絡と記録の作業は進んでいます。しかし、その給与を提示できるかは、まだ決まっていません。「対応済み」という一つの表示だけで管理すると、この違いが見えなくなります。

人事責任者の方には、採否と条件変更を決裁する社内の役割を明記したうえで、その判断に必要な材料の整理や、承認された内容の通知を委託先と分担することを勧めます。外部の専門家に評価の支援を依頼する場合も、所見を出すことと、自社として採用を決めることを分けてください。委託先の提案に賛成する場合でも、誰が、どの条件で決めたかを社内に残す必要があります。

「採用代行」という名称だけでは、任せられる業務や必要な手続は確定しません。厚生労働省は、募集情報等提供と職業紹介の区分について、情報の選別・加工や意思疎通への関与などを判断材料にしています［1］。また、募集業務を外部へ委託する場合は、委託募集への該当性も検討する必要があります。労働局では委託募集の許可等申請・届出の様式も案内しています［4］。実際に委託する範囲は、具体的な業務内容、契約、必要な許可・届出等を法務担当や労働局などへ確認して定めてください。社内に最終決裁を残すことだけで、すべての実務を無条件に委託できるわけではありません。

業務分担表には、社内へ戻す条件まで書く

作業の担当を決めるときは、その担当者がどこまで進めてよいかも書いてみましょう。私は、人事責任者と委託先が「業務分担・例外対応表」を共有し、通常の処理と社内への判断依頼を一緒に定める方法を提案します。元になるのは、自社の決裁規程、合意した委託範囲、最新の募集条件です。

次の表は、社内で採否・条件を決裁し、委託先が合意済みの対象・情報・手順に沿って実務を進める場合の設計例です。自社の職位名だけを入れ替えるのではなく、その役割に本当に決める権限があるかを確かめて使ってください。

採用部門と人事の双方が関与する行にも、最終的に答えを返す一人を置きましょう。「両者で相談する」だけでは、意見が一致しないときに受託担当者が待ち続けることになります。誰が材料を集め、誰が最終判断を引き受けるかを、別々に書くのが重要です。

人事責任者は、各行に社内の回答期限、候補者への次回連絡期限、不在時の戻し先を添え、役職名に対応する担当者と連絡経路も委託先へ共有してください。担当者が替わった際に、委託先が過去のメールから判断者を探し直す状態を残さないようにしましょう。

例外を人事へ戻しても、人事がすべて決めるわけではない

候補者から希望条件を聞いた委託先が、人事へ相談する。ここまでは決まっていても、人事に給与の上限を変える権限がなければ、判断はそこで止まります。人事に連絡の取りまとめを任せることと、人事へすべての決裁を集めることは区別してください。人事責任者は、採否、報酬、勤務条件などの論点ごとに、答えを出せる相手へつなぐ役割を担いましょう。

社内へ戻す条件は、「困ったとき」より具体的に書けます。すでに合意した範囲を変える必要があるとき、判断の根拠や承認が揃っていないとき、候補者へ約束した時刻に間に合わない見込みになったときです。期限を過ぎるまで待つ必要はありません。担当者が遅れを見込んだ段階で、残る判断と候補者への影響を知らせる運用にしてください。

候補者情報の誤送信や、想定していない相手への共有が起きた場合は、通常の採否確認とは別の連絡先が要ります。人事責任者と情報管理担当の連絡経路を開始前に定め、次の定例会議まで報告を保留しない扱いにしましょう。個人データの取扱いを委託した場合も、委託元には必要かつ適切な監督が求められます［2］。

一方、承認済みの面接候補日の案内まで、毎回人事へ確認する必要がある運用では、委託先は動きにくくなります。合意済みの範囲で完結できる仕事と、会社の判断を変える仕事を見分けてください。例外を明確にする目的は、通常の作業を安心して任せることにもあります。

仮想ケース：希望給与が上限を超えたら、誰が何を返すか

以下はGCIが作成した仮想例です。

時刻は日本時間で示します。

ある企業が法人営業職の採用運用を委託し、候補者Aさんの最終面接を終えたとします。委託先は、合意した手順による候補者連絡、希望条件の記録、承認済みの結果通知を担当しています。月曜11時の時点で、次の事実が共有されています。

• 募集時に示した固定年俸の上限は800万円です。金額は税・社会保険料控除前の年額で、賞与・手当を含みません。Aさんへの個別の提示額は未決です。
• Aさんは月曜10時に、同じ算定範囲で840万円を希望し、火曜17時までに採否と提示条件の回答を求めています。この希望を企業が受け入れたわけではありません。
• 営業部長は「採用したい。給与は人事と相談したい」と面接記録に書いています。ただし、社内手順が求める採否の承認記録は、まだありません。
• 採否の決裁者は営業部長です。個別の提示額は人事責任者が決め、800万円を超える場合は管理担当役員の承認を要します。役員不在時の代決者は、社内規程で代表取締役と定めています。
• 委託先は、希望の受領と次回連絡予定を合意済みの手順で返信できます。採否や提示条件の通知には、社内の承認記録と通知文面の確認が必要です。

この時点では、Aさんの希望、営業部長の意向、決裁の状態が別々に存在しています。希望額を聞けたことも、現場が採用に前向きなことも、個別条件を提示する承認には置き換えられません。ご自身が人事責任者なら、委託先へ何を指示するでしょうか。社内へ求める判断と、今の段階で候補者へ返す文面を、短く書いて残してみてください。この二つをつなげられるかが、分担を確かめる出発点です。

改善前は、判断依頼と作業報告が混ざっている

委託先から人事への連絡が、次の内容だったとします。

Aさんは固定年俸840万円をご希望です。現場も採用に前向きなので、条件調整をお願いします。火曜17時までに回答を希望されています。候補者には確認中と返信し、こちらの連絡対応は完了として記録します。

候補者への返信は、次の文面です。

ご希望をありがとうございます。面接では前向きな評価が出ており、給与を調整中です。確認でき次第、ご連絡いたしますので、少々お待ちください。

希望額も回答希望時刻も共有できています。人事へ相談し、候補者への返信も行っているため、一見すると丁寧な対応です。ただ、人事が受け取った依頼には、採否の未決と上限を超える条件の承認が区別されていません。誰に、いつまでに、何の判断を求めるかも明らかになっていません。

候補者への「給与を調整中」という言葉も、採用は決まっており、金額を詰めるだけだと受け取られる余地があります。この会社では、採否も提示額も未決です。人事責任者は、委託先の言葉遣いだけを注意する前に、どの確定情報を渡せているか、どの状態まで伝えてよいと合意したかを点検してください。

改善後は、採否・上限超過承認・提示額決定を分ける

同じ月曜11時の情報を使い、委託先から人事への連絡を組み直してみましょう。以下の期限は、人事責任者が各決裁者と合意するための提案です。

Aさんから月曜10時に、固定年俸840万円の希望を受領しました。募集時の上限800万円に対して40万円の差があります。算定範囲は同じです。営業部長の採用意向は記録されていますが、採否と個別提示額の承認記録はありません。

人事責任者には、採否決裁、上限超過の承認、個別提示額の決定という三段階の管理をお願いします。まず営業部長から月曜17時までに採否の決裁を受け、採用の決裁が出たら、管理担当役員へ速やかに上限超過の承認を依頼してください。火曜12時は、役員から回答を受ける期限として提案します。その依頼には、希望額840万円、募集時の上限800万円、社内で検討した材料、候補者の回答希望時刻を添えてください。採用決裁と必要な条件承認が揃えば、人事責任者が承認範囲内で個別提示額を決め、火曜14時までに通知内容を整えてください。判断材料が足りない場合は、不足事項と確認する担当者、回答できる見込み時刻を共有し、火曜15時に候補者へ伝える内容を決めたいと考えます。

Aさんの回答希望は火曜17時です。候補者への次回連絡を火曜15時に置きたいので、その前に通知できる内容を確認させてください。採否・条件の判断は未完了として残し、受領返信の完了とは分けて記録します。

候補者へは、委託先が自分で守れる次回連絡時刻を確保したうえで、次のように返します。

ご希望の固定年俸840万円と、火曜17時までの回答をご希望とのこと、承りました。採否と提示条件は、現在、採用企業内で確認しています。現時点で、ご希望の金額を提示できると決まった状況ではありません。

火曜15時までに、私から選考と条件確認の状況をご連絡いたします。それ以前に回答できる内容が整えば、速やかにお知らせします。ご希望の期限に間に合わない見込みが分かった場合も、その時点でご連絡いたします。

840万円を希望しているAさんに、800万円という上限をそのまま提示するかは、まだ決まっていません。人事は採否と金額の判断を別々に依頼し、候補者への連絡担当者は火曜15時の状況連絡を引き受けます。社内の決裁を待つ間も、本人が次の予定を考えられる連絡を続けましょう。

給与の上限は、個別候補者への提示額ではありません。 800万円以内なら委託先が自由に金額を決めてよい、とも読まないでください。この会社では、人事責任者が個別の提示額を決める役割を担っています。

社内の期限と、候補者への連絡時刻を分ける

候補者へ火曜15時の連絡を約束してから、その直前に役員へ相談しても間に合わない可能性があります。人事責任者は、決裁の所要時間と委託先の対応時間を確かめ、次のような区切りを関係者へ提案してみてください。

火曜12時までに役員の回答がなければ、人事責任者が未回答の理由と回答見込みを確認します。役員が不在で、社内規程の代決条件を満たす場合には、代表取締役へ判断を依頼します。回答が遅いことだけを理由に、代決権限があると扱ってはいけません。

示した時刻は、関係者が引き受けられるかを確かめてから合意します。営業日、対応時間帯、必要な決裁段階を踏まえ、回答を受けた人が次の作業に使える時間も確保してください。委託先の対応時間外にも候補者への連絡が必要なら、社内の誰が担当者を引き継ぐかまで決めておきましょう。

火曜15時に状況を知らせても、それだけで「17時までに採否と条件を知りたい」というAさんの希望に応えたことにはなりません。人事責任者は、その時点で確定回答が難しいと分かれば、期限に間に合わない可能性を候補者へ伝える判断を引き受けてください。次回連絡の約束で、結論を無期限に先送りしないことが重要です。候補者にも、自分の予定や他の選択肢を判断する時間が必要です。

条件が変わったら、止める仕事も変える

希望額や承認状況が変わると、残る判断も変わります。人事責任者は、変わった条件と、引き続き必要な決裁を分けて確かめてください。

仮にAさんの希望が800万円へ変わっても、営業部長の採否決裁と、人事責任者による個別提示額の決定が未了なら、委託先は結果通知へ進めません。金額が上限内に入ったことで不要になるのは、この会社における上限超過の承認です。残っている採否や提示条件の判断まで消えるわけではありません。

逆に、営業部長が採用を決裁しても、840万円を提示する承認が出ていなければ、その金額での案内は保留します。採否と条件の記録を分けておけば、人事責任者は、すでに決まった採否を繰り返し確認せず、残った条件判断を進められます。候補者へ何をどの表現で通知するかは人事が確認し、委託先が独自に「内定です」「ご希望に沿えます」と補わないようにしてください。

管理担当役員が840万円を認めなかった場合も、委託先が自動的に不採用や辞退へ変える扱いにはしません。人事責任者が、採用の決裁状況を踏まえ、承認範囲内で何を提示するか、本人の希望と両立する余地があるかを整理します。企業として提示できる条件が決まったら、委託先がその内容を正確に伝え、候補者本人の意向を確認します。希望条件が通らなかったことと、本人が辞退したことは別の事実です。

選考途中で当初明示した労働条件を変更する場合には、その変更内容を速やかに明示する必要があります［3］。社内で決めた後は、求人票、候補者へ送る文面、条件書の内容を人事が照合してください。希望を受けた段階、変更を承認した段階、本人へ明示した段階を分けることで、誰の作業が残っているかを追えます。条件書を作成しただけで、本人への説明まで終わった扱いにはしないでください。

判断者にも代決者にも連絡がつかない場合は、未承認の採否や条件の通知を止めます。返答がないことを承認とみなす運用は置かないでください。ただし、候補者への受領連絡や状況説明まで止める必要はありません。人事責任者が確認を続ける間、委託先は合意した範囲の連絡を担えます。判断の保留と候補者対応の停止を同じものにしないことが、ここで守りたい分担です。

委託開始の打ち合わせで、一件のやり取りを最後まで試す

分担表が埋まっても、実際のメールを受け取ったときに同じ扱いができるかは、まだ分かりません。委託開始前の打ち合わせで、人事責任者が一件の架空の候補者連絡を用意し、委託先と社内の判断者に、それぞれ次の行動を答えてもらいましょう。すでに運用を始めている場合は、共有が許される範囲で、個人を特定する情報や不要な機密を除いた過去のやり取りでも構いません。

最初は、上限外の給与希望のように、決裁が必要な一件を選びます。同じ記録を読んだ後、次の四点を各担当者の言葉で説明してもらってください。

• 委託先は、今すぐ進められる作業と、承認が届くまで止める通知を説明する。
• 人事担当者は、誰へ何の判断を求め、どの記録を一緒に渡すかを説明する。
• 決裁者は、判断を返す期限と、材料不足や不在の場合の戻し方を説明する。
• 候補者への連絡担当は、現在伝えられる事実と、次に連絡する時刻を実際の文面で示す。

初回の答えは、その場で上書きせずに残してください。人事責任者が決裁規程と照らし、判断する権限、依頼を出す時点、回答を受ける期限を点検します。たとえば、委託先が「人事が承認した」と考え、人事が「採用部門へ転送しただけ」と考えていたなら、承認と認める記録を合意し直す必要があります。単に「認識を合わせる」と議事録へ書かず、どの記録を見れば通知へ進めるかまで決めましょう。

修正した分担で、同じ一件への判断依頼と候補者返信をもう一度書いてもらいます。最初の答えと並べて、決裁者が依頼を受け取って考える時間を確保できたか、担当者が承認記録を見て次へ進めるか、本人へ次回連絡の時刻を伝えられるかを比べてください。上の給与希望なら、「火曜12時までに役員へ依頼」と「火曜12時までに役員から回答を受ける」の違いが、通知準備の可否を左右します。文章が丁寧になっただけでなく、次の担当者が動ける依頼になったかを見ます。

同じ条件での答えを比べた後に、「決裁者が返答しない」という条件だけを加えて試してみてください。代わりに判断する人、代決できる範囲、候補者への連絡が止まらないかを確かめます。候補者の回答希望が早まった場合も、社内の期限を見直すのか、その希望には応えられないと伝えるのかを判断者に選んでもらいます。急いでいるという理由で、委託先の決裁権が広がることはありません。

開始後は、最初の例外案件が一区切りついたときに、希望の受領記録、社内の判断記録、候補者へ送った内容を照合しましょう。確認したいのは、委託先が連絡したかだけではありません。社内の判断者が引き受けた期限に答え、候補者へ伝わった内容がその判断と一致しているかまで、人事責任者が見届けてください。

同じ例外が繰り返されるなら、個別に上申する理由が残っているかを見直す段階です。人事責任者は、募集条件や社内の決裁範囲を変える必要があるかを決裁者と協議します。前の候補者で認めた条件を、そのまま次の候補者にも適用するのではなく、変更の対象と適用開始日を合意し、委託先へ伝えてください。例外を処理した経験を、次の通常業務へどう反映するかまで考えていきましょう。

人事責任者が連絡を追い続けているから採用が動く、という状態では、あなたの時間が再び埋まってしまいます。委託先へ仕事を渡すところまで進めた今、社内の判断者にも、答える責任と期限を引き受けてもらいましょう。次の打ち合わせで決めたいのは、人事へ戻した一件を、誰の回答によって候補者へ返せる状態にするかです。その合意が、通常の連絡を委託先へ安心して任せる土台になります。

分担を書いても、判断が人事担当者で止まるときは

委託先には進めてほしいが、採用部門や役員から返事が来ない。反対に、候補者への説明を任せたいのに、どこまで任せてよいか社内で決まらない。その状態なら、担当する作業の追加より、判断の戻し先と候補者への回答のつなぎ方を整理する余地があります。

GCIの採用コンサルティング・採用代行（RPO）では、採用方針・評価・選考の設計と、合意した範囲の候補者対応・選考運営を支援しています。採否や処遇、社内の判断体制は、顧客側が決める事項として分担します。

対象職種と委託済みの仕事に加えて、「人事から誰へ何を依頼したところで止まったか」を、個人を特定する情報を除いた、共有できる概要でお聞かせください。初回相談で社内体制と委託先との分担を伺い、必要な支援と進め方を整理します。具体的な調査・分析・報告を伴う診断へ進む場合は、対象、成果物、費用を事前に提案し、合意を得て開始します。

採用の業務分担・運用について相談する

参考資料

確認日は2026年10月28日です。以下はいずれも日本を対象とする資料です。

［1］厚生労働省 「募集情報等提供と職業紹介の区分について」。公表・更新日は未確認です。「区分」「具体例」を参照しています。

［2］個人情報保護委員会 「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」。2016年11月、2026年6月一部改正。3-4-4「委託先の監督」を参照しています。

［3］厚生労働省 「募集時などに明示すべき労働条件が追加されます！」。公表日は未確認です。2024年4月施行の改正案内で、2ページ目の条件変更時の明示を参照しています。

［4］福岡労働局 「有料・無料職業紹介事業、労働者募集事業関係様式」。公表・更新日は未確認。「委託募集許可等申請書／委託募集届出書」の案内を参照。個別の委託内容への適用は法務担当・管轄労働局へ確認してください。