採用代行の見積もりを比較するなら、金額と一緒に業務範囲をそろえる

執筆者：株式会社Global Career Incubator 代表取締役CEO 井川真一

最終更新：2026年10月29日。本文・参考資料は更新日時点の情報です。

見積書の月額を並べれば、価格差はすぐに分かります。難しいのは、その差によって、自社の仕事がどれだけ変わるかを説明することです。どちらにも「候補者対応」「面接調整」「進捗報告」と書いてある。それでも、連絡をどこまで任せられ、社内に何時間の作業が残るかは、業務名だけでは読み取れません。

採用代行〈Recruitment Process Outsourcing：RPO〉の比較を任された人事責任者は、現場の負担を減らすことと、費用を社内へ説明することを同時に求められます。日々の選考を進めながら各社へ条件を聞き直すのは、手間のかかる仕事です。ただ、ここを月額の比較だけで済ませると、見積書に載っていなかった仕事を、忙しい社内担当者が引き受けることになりかねません。

同じ期間に、同じ量の仕事を、どの状態まで終えるのかをそろえ、外部への支払額と社内に残る時間を並べてください。 そのうえで、必要な時間を誰が確保できるかまで確かめましょう。安い案を選ぶ場合にも、広い範囲を任せる案を選ぶ場合にも、その選択を支える理由が必要です。

比べる仕事を、見積書より先に決める

各社の提案をそのまま横に並べると、自社が必要としている仕事と、各社が標準で提供する仕事が混ざります。最初に人事責任者が採用担当者と相談し、対象職種、予定する業務量、必要な連絡・調整・報告を一つの条件にまとめて、各社へ渡しましょう。

私は、そのために「見積もり比較条件票」をつくる方法を提案します。自社の採用計画と直近の運用記録から、下の項目を埋めるものです。各社に同じ様式への書き直しを求める必要はありません。見積書や回答のどこに条件が書かれているかを、条件票からたどれれば使えます。

ネオキャリアの公式料金案内でも、実施期間、選考人数、案内方法、オプション業務などを見積もりの要素として挙げています［1］。また、CASTER BIZ recruitingには、月額と月間稼働時間を組み合わせた公開プランがあります［2］。業務名が同じでも、件数を買うのか、時間枠を買うのかによって、確かめる条件は変わります。

時間枠の提案なら、会議、求人理解、報告、修正に使う時間も枠内なのか、想定件数をその時間で処理できる見込みかを尋ねてください。委託先の稼働時間を、そのまま自社で減る時間へ置き換えることはできません。依頼や確認に社内の時間が残るためです。

細部が決まっていなくても、すべてを埋めてから問い合わせる必要はありません。未確認の行には、誰の回答で埋めるかを書いておきましょう。ただし、必要な仕事の追加費用が分からない状態で、空欄を0円として合計するのは避けてください。比較を進めるための仮置きと、契約判断に使える金額は分けるのが重要です。

仮想ケース：2職種・3か月の見積もりを読み解く

以下はGCIが作成した仮想例です。

ある企業が、国内の正社員中途採用で、法人営業とカスタマーサクセスの2職種について運用を委託しようとしています。人事責任者は、同じ3か月について、次の条件を両社へ提示しています。

• 応募対応は各月80件。内訳は法人営業50件、カスタマーサクセス30件で、各候補者の応募先は1職種です。前月から継続する案件も、当月対応するなら1件に含めます。同月の同じ応募案件への複数連絡では加算しません。
• 面接日程の初回設定は各月24件、日程確定後に発生する再調整は各月6件です。「候補者1人・一つの選考段階」の日程を確定するまでの往復を1件とし、確定後の再調整を別の1件と数えます。したがって、課金対象の調整は各月30件です。
• 候補者への連絡は日本語のメールで、受領返信、社内で用意した回答の送付、面接案内、未返信時の再連絡1回、承認済みの結果通知を含めます。両社とも平日9～18時〈日本時間・祝日を除く〉に対応し、受領返信は翌営業日までという条件です。
• 応募・選考の状況と未処理事項の報告を各月4回、定例を各月4回・各30分行います。必要な記録は自社の採用管理システム〈Applicant Tracking System：ATS〉に残します。
• 両社とも3か月契約で、期間途中の解約は想定しません。金額はすべて税別です。既存媒体・ATSの利用料はどちらでも同額として比較から外し、スカウト送信、求人制作、人材紹介は今回の依頼に含めません。

両社の見積条件は、次のとおりです。応募・調整の枠は全職種合算で、A社へ2職種目を追加しても枠は増えません。上限は月ごとに適用し、未消化分の繰り越しはなく、超過分は1件単位で課金するものとします。

このケースでは、両社が各月80件・調整30件を提示条件で引き受けると回答し、表に挙げた追加分以外のRPO料金は生じないものとします。実際の見積もりでは、追加単価の記載だけで希望量を引き受けられると判断せず、対応できる量と時期も確認してください。

ここでそろえたのは、会社として完了させたい採用運用です。ATSに記録を残す方法には、なお違いがあります。A社は納品後の転記を社内が担い、B社は入力まで外部へ任せます。この違いを消して「同じサービスだから安い方」と結論づけず、社内作業を含む二つの組み合わせとして比べましょう。まず、現時点でどちらを候補にしたいか、その理由を比較条件票に一度書いてみてください。金額の再計算と社内時間の点検を終えた後、初回の記述を残してその横に推薦理由を書き、判断の根拠がどう変わったかを確かめます。

月額28万円の表示から、いくらの支払いになるか

A社の見積もりへ必要な作業量を当てはめると、月額は次の内訳になります。

• 基本料金：28万円
• 2職種目の追加：6万円
• 応募対応の超過：〈80件－60件〉×1,000円＝2万円
• 面接設定・再調整の超過：〈30件－20件〉×2,000円＝2万円
• 必要な報告・定例の追加：4万円

合計は月42万円です。3か月のRPO契約に係る支払額は、A社が初期6万円＋42万円×3か月＝132万円、B社が初期15万円＋42万円×3か月＝141万円となります。初期費用は、それぞれ一度だけ足しています。

必要な業務量と報告を当てはめると、月々の金額は同じになりました。それでも、この期間の支払額はA社が9万円少なくなります。安い案の利点を消す必要はありません。残る違いが何かを確かめてから、その9万円を評価していきましょう。

この132万円と141万円は、今回の条件におけるRPO契約の比較額です。媒体費や社内人件費まで含む採用費全体ではありません。自社の稟議では、比較から外した共通費用も別欄に残し、事業の予算から消えたように見せないでください。

支払額が小さくても、社内の予定に収まるとは限らない

この会社で、採用担当者が通常の運用に使える時間は月12時間とします。導入準備は両案とも8時間の作業を見込み、その時間を別枠で確保できるものとします。面接・評価・採否判断は別の社内担当者が担い、両案とも月20時間の作業を見込んで、予定を確保しています。

人事責任者と採用担当者は、見積時点で次の工数見込みも用意しています。これは実測値や削減実績ではなく、作業の内容から置いた仮定です。ATSの転記・更新・照合は、A社案では応募1件当たり月平均9分、B社案では入力内容の確認に月平均1.5分を見込んでいます。同じ応募案件の更新作業も、この平均時間に含めています。

運用の6時間には、定例4回×30分＝2時間を含めており、会議時間を別に足す必要はありません。導入準備の8時間を一度だけ加えると、3か月の社内工数見込みはA社案が8＋38×3＝122時間、B社案が8＋28×3＝92時間です。

ただし、合計が小さいことだけでは、仕事を引き受けられるとは判断できません。この会社で不足するのは採用担当者の時間です。A社案では月18時間、B社案では月8時間を要する見込みで、確保できる月12時間に対し、A社案は6時間足りません。面接官の予定に空きがあっても、その人へ転記作業を割り当てられると決まったわけではありません。

人事責任者の方には、「残りは社内で対応する」と書く前に、その仕事を担当する人の予定を確かめていただきたいと思います。費用を抑えたい事情は理解できます。それでも、担当者の余力を確かめずに仕事を残せば、委託で軽くしたかった負担が別の作業に置き換わります。残す仕事と必要時間を本人と確認し、無理なく引き受けられる条件を整えてください。

B社案は、3か月で9万円多く支払い、採用担当者の作業が計30時間少なくなる見込みです。9万円÷30時間＝1時間当たり3,000円という比も、追加支出を考える参考になります。ただし、これはこの3か月の見積もりと工数仮定から計算した値であり、社員の時給や、削減できる給与額ではありません。

空くと見込んだ時間を、採用部門との要件確認や候補者への説明など、今不足している仕事へ使えるかを考えましょう。もともとの運用に充てられる時間が足りないなら、その不足を埋める価値もあります。一方、A社案の月18時間を無理なく確保でき、必要な品質を保てる会社なら、支払額が少ないA社案を選ぶ理由が残ります。

9万円を追加で払う理由を、上司へどう説明するか

人事責任者が予算を承認する上司へ説明するなら、A社の9万円の優位をどう評価するかが問われます。上記の見積条件、工数見込み、社内の予定を変えずに、推薦理由を組み立ててみましょう。

改善前：基本料金の差で、負担の差まで判断している

初期費用と3か月の基本料金を合計すると、A社は90万円、B社は141万円です。どちらも候補者対応、面接調整、報告を行うため、A社を選びたいと考えます。ATSへの転記は社内で対応する想定です。B社との差額51万円を抑えられます。

初期費用を含めて比べた点は、月額だけの比較より進んでいます。ただ、A社の90万円には、必要な職種・件数・報告を満たす追加料金が入っていません。業務名が共通していることを、同じ仕事量を依頼できる根拠にしてしまっています。また、転記を含む月18時間を、月12時間しか確保できない担当者へ残しています。この説明のまま承認を取ると、費用と社内負担の両方を小さく伝えることになります。

改善後：支払額、残る時間、採用する条件を説明する

2職種、応募80件・調整30件を毎月扱い、各月4回の報告・定例を行う条件では、3か月のRPO契約額はA社132万円、B社141万円です。A社は9万円少ない一方、ATSへの転記が社内に残ります。

採用担当者の工数見込みはA社案が月18時間、B社案が月8時間です。確保できる月12時間に対し、A社案では月6時間不足します。現時点ではB社案を選定候補として進めたいと考えます。

ただし、B社案の確認作業が1件平均1.5分で足りるかは、まだ実作業で確かめていません。契約前に採用担当者が入力見本と確認手順を照合し、必要な品質と月12時間の枠を両立できるか確認します。A社案を選ぶ場合は、追加の社内時間を確保するか、転記方法・委託範囲を変更した条件と金額で比較し直す必要があります。

この説明では、A社の支払額が9万円少ないことを認めたうえで、社内に残る月6時間の不足を判断材料にしています。B社を候補にする理由は、この会社が確保できる時間との関係です。価格が高いことを、品質がよいという根拠にはしていません。

見積もりが具体的でも、実際の入力品質や修正の手間まで確認できたとは限りません。採用担当者には、架空データを使った入力見本を確認してもらいましょう。必要な項目が揃うか、履歴を追えるか、誤りを見つけたとき、誰が、何営業日以内に、追加費用の有無も含めて修正するか。その確認に要する時間も含めて、工数の仮定を更新してください。記録の確認以外に置いた月6時間も、実際の指示や定例の記録と照合する必要があります。

月12時間から、指示や定例などに置いた6時間を引くと、記録の確認・修正に使えるのは月6時間です。80件で割れば、1件当たり平均4.5分になります。B社案の1.5分という見込みが増えても、他の作業が6時間で収まるなら、平均4.5分までは月12時間の枠内です。ただし、4.5分ちょうどでは時間の余裕がありません。担当者には、件数や確認のばらつきも含めて、継続して引き受けられるかを尋ねてください。

試す入力は、すべての欄が揃った記録だけにしないことが大切です。採用担当者が、情報の欠落、確定後の再調整、同じ応募案件の更新を含む作業を選び、最初の点検、不備を委託先へ戻す連絡、修正後の再確認に使った時間を分けて残します。月内に再び更新する案件の作業も集め、月間80件という数え方に合わせて見込みを組み直してください。少数の入力見本を一度見た時間だけで、月全体の平均は確定できません。

この確認・修正が平均4.5分を超える見込みなら、B社案も現体制のままでは成立しません。入力方法や修正分担を見直して再確認するか、社内で追加の時間を確保する必要があります。短く収めるために確認項目を削れば、必要な品質を変えてしまいます。「B社なら任せられる」という結論を先に守らず、確かめた時間から候補を選び直してください。

月平均が同じでも、繁忙月の追加費用は変わる

応募対応量だけを各月40件・160件・40件へ変えてみます。2職種、調整30件、報告・定例の回数など、ほかの条件は固定します。月別対応件数の合計は、元の80件×3か月と同じ延べ240件です。期間内の応募者実人数が240人という意味ではありません。

A社の応募超過は、各月0件・100件・0件で、計10万円です。元の条件の計6万円より4万円増え、3か月の契約額は136万円になります。B社の応募超過は0件・60件・0件で、計9万円です。元は超過がなかったため、契約額は150万円になります。

未消化枠を繰り越せない契約で、3か月平均の80件を各月へ入れてしまうと、この追加分を落とします。人事責任者は、年間や四半期の総量だけでなく、募集開始や選考が集中する月を採用担当者と確認してください。人数の予測が固まらない場合は、通常月と増加月を分けて各社へ見積もってもらいましょう。

金額を計算できても、160件を同じ月に処理できるかは別の確認です。この変更条件での受託可否と社内工数は、まだ確認していません。基本ケースの時間見込みをそのまま使って、運用できると結論づけないでください。

マルゴトの「まるごと人事」も、職種数・媒体数に制限を設けない一方、増加に応じて優先順位を相談し、業務量が大きく増えればプラン変更を提案すると案内しています［3］。上限の表現だけで、必要な仕事をすべて同じ時期に処理できると読み替えないことが重要です。

見積もりの空欄から、各社への質問をつくる

自社の見積もりに戻ると、項目が多く、どこから確認すべきか迷うかもしれません。最初は、価格順位を変えそうな行か、社内が引き受けられない仕事を一つ選んでください。再調整が別料金なのか、報告書を社内で加工する必要があるのか。見積書の記載と、担当者が日常行っている作業を並べるところから始めましょう。

人事責任者が同じ条件を各社へ送り、次の形で回答を求めると、価格と作業の関係を確かめやすくなります。以下は、再調整の扱いを確認する質問例です。

初回の日程設定24件と、確定後の再調整6件を各月予定しています。確定前のメール往復と、確定後の再調整をそれぞれどう数えますか。この量での月額・追加料金、引き受けられる対応時間、当社に残る連絡作業をご回答ください。見積書の記載と異なる場合は、修正した条件も示してください。

回答が来たら、人事責任者と採用担当者で、各月24件の初回設定と6件の再調整を回答条件へ当てはめます。委託先が行う連絡、社内へ残る作業、追加課金の単位を比較条件票へ反映してください。追加料金が不明なら金額欄は「確認待ち」、担当と時間を確保できないなら、その案は「現体制では実行条件が不足」と残します。見積先への質問は、答えを集めたところで終わらず、どの案を選べるかへ戻すために行います。

報告や連絡の一部が不要と分かった場合は、人事責任者から各社へ同じ変更条件を伝え、再見積もりを求めましょう。一方の案だけ報告を省いて、もう一方の案より安いと比べないでください。また、最低契約期間が違う場合は、必要な期間の運用費と、契約上支払う期間の費用を分けて確認してください。短期で終えたいという自社の希望だけで、長期契約を月割りしてよいことにはなりません。

比較条件票の更新後に、最初に書いた推薦理由を読み返し、同じ予算承認者へもう一度説明を書いてください。「いくら支払うか」「誰に何時間残るか」「何を確認できれば契約へ進めるか」が、相手に判断してもらうための要点です。上のケースなら、B社を候補にする説明へ、平均4.5分という確認・修正の境界と、それを確かめる担当者・方法を添えられます。まだ測っていなければ、選定候補という状態を保ちます。

前後の説明を比べる際は、選ぶ社名が変わったかだけを見ないでください。A社を維持するなら、月18時間を誰が確保するのか。B社を維持するなら、必要な品質で確認・修正を担えるのか。最初は言えなかった、その案を選ぶ条件を一つ説明できれば、見積もりを聞き直した仕事が、社内の判断に結びつきます。

これまで集めた見積もりや説明を捨てて、すべてを取り直す必要はありません。比較条件票で推薦の理由を変える一行を選び、各社の回答と担当者の予定で埋めていきましょう。支払額だけでなく、残る仕事を引き受けられる理由まで伝えて、契約の判断を求めてください。

予算と社内の時間が両立しないときは

予算内の案では、担当者の時間が足りない。広く任せる案には必要性を感じるものの、何に費用を払うのかを社内へ説明し切れない。そうした場合は、減らしたい仕事と、社内に残せる仕事を具体化するところからご相談ください。

GCIの採用コンサルティング・採用代行（RPO）では、採用戦略・選考の設計と、候補者対応・選考運営などを、必要な範囲で組み合わせて支援します。費用は支援範囲と期間に応じて提案します。

月ごとの業務量と、社内で担える作業・時間を、共有できる範囲でお聞かせください。初回相談では、予算と実行体制のどこが合っていないかを伺い、支援の進め方を確認します。調査・分析・報告を伴う診断が必要なら、その対象・成果物・費用を事前に提案し、合意した内容で進めます。

採用の委託範囲と進め方を相談する

参考資料

公式ページの確認日は2026年10月28日です。以下は各社の提供条件を示す資料であり、料金相場や事業者の優劣を示すものではありません。

［1］ネオキャリア 「中途採用代行・アウトソーシングの料金」。「料金の決まり方」「料金算出・工数見積もりに関わる項目」を参照。

［2］CASTER BIZ recruiting 「料金プラン」。「PLAN」の月間稼働時間とプラン条件を参照。

［3］マルゴト 「まるごと人事」。「よくある質問」の職種数・媒体数、月額料金以外の費用、業務量増加時の扱いを参照。