日本語対応を誰が担うか｜営業・導入・本社の仕事と言語支援を設計する

株式会社Global Career Incubator 代表取締役CEO 井川真一

最終更新：2026年10月29日。本文・参考資料は更新日時点の情報です。

日本語で返事を書く人が、その返事の内容まで決められるとは限りません。商品紹介を訳してもらうつもりが、顧客の希望の聞き直し、本社への仕様照会、回答の確認まで頼んでいないでしょうか。これらをすべて「日本語対応」として渡すと、言語をつなげる一人に、判断と確認の仕事まで集まってしまいます。

顧客を待たせたくない担当者は、原文にない情報を探し、別部門へ聞き、本来の営業や導入の仕事を後ろへ回しているかもしれません。少人数の拠点を動かす経営側にも、頼れる人へお願いせざるを得ない事情はあるでしょう。ただ、本人が何とか間に合わせている間は、会社が割り当てていない仕事が見えにくいままです。

日本責任者と本社の運営責任者には、日本語対応を「誰が訳すか」で止めず、原文を用意する人、内容を決める人、訳文を確認する人、相手へ渡す人まで分けていただきたいと思います。 一人が兼ねても構いません。その人がどの役割で判断でき、どこから先を別の担当へ返すかを決めましょう。言語の支援を増やすか、専門部門の回答を整えるかも、この分担から選べます。

訳す前に、元の仕事を見つける

「日本語にしてください」という依頼に、確定した原稿が付いているなら、翻訳を切り出しやすくなります。一方、「顧客がこう言っているので、うまく返してください」には、顧客の意図の確認、自社が応じられる範囲の判断、回答の作成が含まれています。後者を翻訳だけの依頼として渡すと、受け手は、誰に代わって何を決めればよいのか分かりません。

運営を見直す方は、集まっている依頼を、そこで必要な動作から読んでみてください。言葉を別の言語へ移すのか、顧客に聞き直すのか、仕様や費用を判断するのか。答えのない箇所を、自然な日本語で埋めることはできません。

一般社団法人日本翻訳連盟〈JTF〉の翻訳品質評価ガイドラインは、翻訳の仕様に対象読者、目的、専門分野、参照資料、用語集、評価方法などを挙げています。また、依頼企業の技術者が技術的な表現を評価する例も示しています。翻訳の受発注を主に想定した資料ですが、依頼する内容と、その内容を確かめる仕事を分けて考える参考になります。

日本語ができる営業担当者は、担当顧客の要望を整理し、自分に認められた範囲の提案を判断してよいのです。判断する仕事をすべて取り上げる必要はありません。ただし、会話ができることを理由に、未確認の技術条件や追加費用まで決めさせないでください。任せる根拠は、その人の職務と権限に置くことが重要です。

本社にも準備が要ります。製品担当が返した短い英文に、対象の型番や適用条件がなければ、日本側は何度も聞き直すことになります。翻訳の速度を上げる前に、回答する部門が何を根拠として返すかを整えていきましょう。

次の例へ進む前に、手元の日本語対応依頼を一件だけ選び、現在の受け渡しを「誰が原文を用意するか」「誰が内容を判断するか」「誰が訳し、照合するか」「誰が相手へ送るか」の順で短く書いて保存してください。分からない役割は「未確認」とし、実際の依頼メール自体は書き換えません。後半で同じ一件へ戻ります。

営業担当へ届いた、三種類の日本語対応

以下はGCIが作成した仮想例です。

海外のミレノア・フィクス社は、商品を並べる棚など、組立式の店舗什器を日本へ販売しています。日本側には、日本責任者、営業の森さん、導入担当がいます。この案件の日英のやり取りは、森さんへ集まっています。

日本責任者は提案の内容と仕事の優先順位を決め、導入担当は顧客の現場情報を集めて導入の準備を担います。本社製品担当は仕様の根拠と適用可否を回答し、追加仕様の費用は本社事業責任者が判断する分担です。森さんには、未確認の仕様や追加費用を承認する権限はありません。

森さんの手元には、次の三つが届いています。

• 商品紹介資料の日本語化： 公開済みの英語資料第3版、6ページを、日本の顧客へ配る資料にしたいという依頼です。
• B社の要望の確認： 顧客から「左右の売場で棚板を入れ替えられる仕様にしてください。現場で調整したいです」と連絡があり、導入図面第2版が添付されています。どの型番の棚板とフレームを、どう入れ替えるのかは未確認です。
• 本社の説明を使った返答： 本社から次の標準説明が届いています。ただし、B社が使う組合せを確かめた回答ではありません。

The standard shelves can be repositioned within the same frame. Moving a shelf to a different frame requires technical review.

同社には、公開済みの商品紹介文の翻訳と対訳確認を依頼できる、既存の翻訳会社があります。今回の受注可否と納期はまだ聞いていません。未公開図面や顧客情報の取扱い、個別仕様への照会は、現在の取り決めに含まれていません。

B社との図面確認会を控えていますが、各担当の作業枠と今回の引受けは未確認です。森さんが三つをまとめて処理する前提でよいか、日本責任者が見直そうとしている場面です。

公開済みの紹介文は、原稿と用途を揃えて外部へ依頼できる候補です。しかし、B社の「入れ替える」が何を指すかは、英文へ移すだけでは確定しません。本社の標準説明にも、B社の要望を認める答えはまだありません。同じ受信箱に入っていても、任せられる相手と、終わったと判断する条件が違います。

本社が日本語を読めないとき、何を確認してもらうか

「最後は本社が確認する」と決めても、本社の製品担当が日本語を読めなければ、訳文の意味をそのまま確かめることはできません。本社が承認する原文と、日本語で伝わる内容を対応させる仕事が必要です。

ミレノア社の標準説明を、「標準棚板は調整可能です。別のフレームについては、必要に応じて確認します」とまとめたとします。日本語としては読めます。しかし、同じフレーム内という条件が薄れ、別のフレームに移す際の技術確認も、任意に見えてしまいます。

原文に対応させた日本語案は、次のようになります。

標準棚板は、同じフレーム内で位置を変えられます。棚板を別のフレームへ移す場合は、技術的な確認が必要です。

この訳文が伝えているのは、標準説明の条件までです。B社の棚板を左右で入れ替えてよいという回答にはなりません。森さんは二つの文の対応を確かめ、導入担当はB社が求める変更がどちらに当たるかを本社へ確認できる材料にしてください。実際の適用可否は、本社製品担当の仕事として残ります。

日本責任者は、確認欄を一つの「承認済み」で済ませず、何を確認したかが分かるようにしましょう。本社製品担当には対象と根拠を含む原文の内容を、言語を確認する担当には原文と訳文の対応を確かめてもらいましょう。導入担当は顧客の対象と回答の対応を見て、送付する側は外部へ約束する範囲を確認してください。この分担なら、日本語が読めない本社にも、引き受ける内容を確かめてもらえます。

数字、単位、型番、否定、対象範囲、条件付きの表現は、原文と訳文を対応させて点検してください。顧客に分かりやすくするために言葉を補う場合も、原文の意味を越える説明は、内容を担う部門へ戻しましょう。訳文を別の言語へ戻して本社に見せるだけで、専門内容と翻訳の正確さをすべて確かめたことにはできません。

日本責任者は、森さんが対訳を作成し、照合まで担える文書の範囲を本人と確かめてください。条件の読み方に迷う箇所や、誤訳が安全性・契約上の約束に影響する箇所があれば、本人の確認だけで終えず、対訳を確認できる別の担当者と内容を担う部門へ戻しましょう。

相手に伝わりやすくする工夫と、条件を省くことは違います。森さんが短く直したくなる背景に、長すぎる本社資料があるなら、本社にも回答の書き方を変えてもらいましょう。対象、答え、適用条件、未確認点を分けて返してもらえば、言語担当者が行間を補う負担を減らす手掛かりになります。

受け渡すものを決めると、分担が具体的になる

株式会社Global Career Incubator〈GCI〉は、言語をまたぐ仕事が特定社員へ集まるときに、依頼と返却物を対応させた受け渡し表をつくることを提案します。依頼文を訳す人の名前だけでなく、内容を確かめる人と、次の担当へ返すものを並べる方法です。

ミレノア社で作るなら、次の分担案になります。各担当が引き受けられるかを確認し、作業時間を確保してから運用へ移してください。

各担当がこの分担を引き受けても、森さんには、顧客の事情を理解し、専門担当へ要点を渡す役割が残ります。そこには価値があります。紹介資料の全訳、現場情報の回収、製品の可否判断は、それぞれの担当へ渡し、日本責任者が実際の受け渡しを見届けてください。任せる相手を決めた仕事と、相手が受け取って進めた仕事を、記録で分けて確かめましょう。

日本責任者は、各担当が引き受ける範囲と作業枠を確かめ、森さんに残る照会・対訳作成の量に合わせて営業の優先順位を調整してください。本社側も、依頼を受ける担当が不在なら誰が引き取るかを決める必要があります。代わりの人が見つからなければ、日本責任者が回答時点や顧客へ渡す範囲を調整しましょう。

同じ材料で、仕事の依頼を書き直す

日本責任者が関係者へ依頼を出す時点では、B社への追加確認も、本社の個別回答もまだ得ていません。

改善前：日本語対応をまとめて頼む

森さん、紹介資料6ページの日本語化と、B社への返答をお願いします。棚板を入れ替えたいという希望が来ています。本社の説明も届いたので、日本語で分かりやすく伝えてください。必要なら導入担当や本社に確認し、図面確認会までに整えてもらえると助かります。外部の翻訳会社も使ってください。

丁寧な依頼に見えても、何を外へ出し、誰が内容を決めるかは森さんに預けたままです。「必要なら確認する」では、顧客の要望を確認する仕事と、本社が仕様を判断する仕事が、翻訳担当者の裁量に入ってしまいます。依頼した側は、どこまでが自分の準備なのかも明らかにする必要があります。

改善後：依頼先ごとに、返してほしいものを示す

紹介資料は、公開済みの英語第3版6ページを対象に、翻訳と対訳確認を外部へ依頼する案で進めたいと考えています。私が用途、用語、今回の受注可否と納期を翻訳会社へ確認します。本社製品担当は原文の内容を確認してください。個別図面は現時点の依頼範囲へ入れません。

導入担当は、B社へ左右のどの棚板とフレームを入れ替えたいのかを聞き、図面第2版に対象を示してください。森さんは商談で聞いた背景を共有し、導入担当が確認した要望を本社へ渡す英語の照会にしてください。顧客が言ったことと、こちらの解釈は分けて残しましょう。

本社製品担当は、その型番の組合せについて、可否、条件、根拠、未決事項を分けて返してください。追加仕様や費用の判断は本社事業責任者へ求めます。回答が戻ったら、森さんが対訳を、導入担当が現場条件との対応を確かめ、私が顧客へ約束する範囲を判断します。各担当は引受範囲と準備できる時点を返してください。図面確認会に間に合わない内容は、私がB社へ伝える範囲と確認日程を調整します。

この依頼では、日本責任者自身が発注条件と日程を整える役割を担い、各担当へ必要な返答を求めています。導入担当へ渡す照会欄を記入するなら、例えば次の内容になります。

対象資料：B社の導入図面第2版。

確認できた要望：左右の売場で棚板を入れ替え、現場で調整したい。

B社へ確かめること：対象の棚板とフレームの型番、移す前後の位置。

確認の担当案：導入担当がB社と図面上の対象を合わせ、森さんが商談の背景を補う。

確認後に渡すもの：対象を示した図面、確認できた要望、残る質問を、森さんから本社製品担当への照会に使う。

導入担当がB社と対象を確認できたら、型番と位置を図面へ追記し、本社製品担当が適用可否を判断できる形で渡しましょう。B社が別のフレームへの移動を求めていると分かった場合は、技術確認に必要な資料と回答時点を本社製品担当へ確かめます。同じフレーム内の位置変更と分かっても、対象型番への適用は本社製品担当へ確認してください。回答を得た後は、その条件を対訳へ残し、日本責任者が送付する範囲を判断します。要望の確認、製品への適用、顧客への返答を、一つの「確認済み」で閉じないことが重要です。

この依頼を出したら、各担当の返答を受けて分担案を確定しましょう。引受けが返ってこない仕事は、日本責任者がその部門の責任者と調整してください。森さんへ「念のため追っておいて」と一括で戻すだけでは、催促と調整の集中が残ります。

外部へ渡せる範囲が変われば、配分も変える

翻訳会社へ依頼する場合も、発注側の仕事は残ります。環境省の2023年度の翻訳業務仕様書には、発注前の対応可否の確認、原稿と参考資料の受け渡し、受注側の確認を経た提出、発注側の校正が定められています。一つの過去の調達例ですが、依頼と受取りの双方に仕事があることを具体的に示しています。

ミレノア社で紹介資料を外へ移すなら、日本責任者は、使用目的、原稿の版、指定用語、戻してほしい形式、照会を受ける本社担当を依頼時に揃えましょう。訳文だけを戻してもらい、原文の疑問をすべて森さんに解かせる運用では、負担の移し方が不十分です。確認先を分けても、連絡の取りまとめは一人に任せられます。担当者が回答を抱えるのではなく、内容を担う人へ照会が届き、返答を追えるようにしてください。

翻訳会社が紹介資料を引き受けられ、必要な確認まで依頼できると分かったなら、原稿の受渡しを進められます。ただし、本社が翻訳開始後に第4版へ変更した場合は、変更箇所と理由を渡し、影響する訳文と確認対象を更新してください。第3版の確認結果を、差分を見ずに第4版へ移してはいけません。

B社の未公開図面も外部へ渡したいなら、まず、会社と顧客の取決め上の共有可否、委託先が扱える情報、専門内容の確認方法、費用を確かめてください。既存の発注先だから、資料を何でも渡せるわけではありません。共有条件が整わなければ、当面は社内で照会文を作り、内容担当を同席させる方法も選べます。匿名化した断片で足りるかは、必要な文脈を失わないかと併せて判断しましょう。

反対に、原文も顧客の対象も確定し、待っているのが翻訳と対訳確認だけなら、言語支援の作業枠を増やす判断ができます。ところが、本社が型番の適用可否をまだ答えられないなら、翻訳者を追加しても、その回答は決まりません。本社責任者が製品担当の判断に必要な材料と時間を整える番です。

森さんが不在になる場合には、残る仕事を単に日本責任者へ転送しないでください。日本語の内容を読めることと、英文との対応を確認できることは別です。対訳確認を引き受けられる人を確保できなければ、顧客への確約を急がず、日本責任者が確認済みの範囲と残る工程を説明し、回答日程を相談してください。その状態を記録してこそ、必要な言語支援の範囲が分かります。

引き継いだ相手が、次の仕事を始められるか

日本責任者は、冒頭で保存した同じ依頼の受け渡しと、実際の依頼メール・返却物を持ち寄ってください。日本語へ直した量だけでなく、原文を探す、顧客へ聞き直す、本社へ照会する、回答を待つ、修正箇所を確認する仕事が、誰へ残っているかを見ましょう。待った時間と実際に手を動かした時間も分けると、言語の作業枠と本社の回答体制のどちらを変えるかを考えられます。

分担を変える対象を選んだら、原文・用途・既存訳・根拠資料・未決の照会を揃え、引受ける担当へ渡してみてください。読み合わせでは、その人に「何を直してよく、何は内容担当へ戻すか」を説明してもらいましょう。言葉だけを置き換えられても、未承認の条件を確定事項として返してしまうなら、受渡しの準備はまだ足りません。

ミレノア社の資料で試すなら、日本責任者は紹介資料の一部を使い、原文を確認する製品担当と訳文を戻す担当の間で、照会がどこへ届くかを確かめてください。別の担当が見ても、B社の未公開図面は今回の外部依頼に入らないと分かるか。返された訳文と原文の版が対応するか。森さんの記憶を聞かなければ分からない箇所があれば、引継ぎ資料へ補いましょう。

実際に一件を渡した後は、元の担当へ戻った質問と、その理由を確認してください。用語の説明が足りなかったのか、渡した原文が古かったのか、判断する担当が返答しなかったのかで、直す場所は変わります。翻訳の作業が減っても、森さんの説明・催促・再確認が増えたなら、それを負担軽減と扱わず、受渡しの中身を改めましょう。

同じ依頼の受け渡しを書き直したら、最初に保存した版と比べてください。日本語を扱う人へ内容判断まで預けていた箇所が、原文担当や内容担当へ戻ったか。逆に、誰が送付や対訳確認を引き受けるかがまだ曖昧なら、そのまま未確認として残します。人を替えただけで同じ質問が戻る状態を、引継ぎ完了とは扱わないでください。

会社として確かめたいのは、その担当者が不在でも、次の人が依頼の目的と確認済みの範囲をたどれることです。急ぎの案件で人に頼る場面は残るでしょう。それでも、頼んだ仕事をその人の頭の中に置いたままにせず、次に引き受ける人が使える形へ戻していくことはできます。日本語を担ってきた社員の知識を、本人が抱え続けなければ成り立たない仕事から、周囲が使って動ける仕事へ変えていきましょう。

日本語対応を、部門で引き受けられる運営へ

翻訳の依頼先はあっても、何を渡してよいか、戻った内容を誰が確認するかが決まらない。本社と日本側で役割を話し合っても、結局同じ人へ仕事が戻ってしまう。そうした場合は、依頼と返答の実例を起点に、分担と引継ぎを見直す相談ができます。

GCIの経営・組織コンサルティングでは、海外企業の日本事業を含め、役割・権限と業務の流れを照合し、必要な設計、合意した範囲の実行・運営改善を支援します。ご相談では、手元にある依頼メールと返却物、原文と訳文の版、各部門へ戻しても決まらない照会をお聞かせください。誰に何を返せず仕事が止まっているかを、具体的な受け渡しから伺います。調査・分析・報告を伴う診断は、対象・成果物・費用をご提案し、合意してから着手します。

日本語対応の仕事配分と引継ぎについて相談する

参考資料

• 日本翻訳連盟：JTF翻訳品質評価ガイドライン（第1版、2018年11月15日。翻訳仕様と評価を担う人の考え方）。
• 環境省：令和5年度翻訳業務仕様書（2023年度。翻訳の発注・実施・確認の一例）。
• GCI：経営・組織コンサルティング。